Dalam proses pengadaan barang dan jasa, salah  satu  tahapan yang paling  krusial bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah  penyusunan  Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Penyusunan HPS akan  menentukan  proses penawaran oleh penyedia barang dan  jasa. Apabila HPS yang ditetapkan terlalu rendah, akan semakin besar kemungkinan  pengadaan mengalami kegagalan  karena  semua penawaran  penyedia berada di atas HPS atau  bahkan  tidak ada penyedia barang dan jasa yang berminat untuk mengikuti lelang pengadaan tersebut karena dianggap harga yang ditawarkan  tidak atau hanya sedikit memberikan  keuntungan bagi mereka. Namun  apabila HPS yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan potensi adanya kerugian negara yang berupa tuduhan adanya penggelembungan harga atau mark up dan dianggap telah terjadi persekongkolan antara pejabat pengadaan dengan penyedia barang apabila HPS yang ditetapkan melebihi harga pasar tanpa ada penjelasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu HPS yang terlalu tinggi dapat  berpotensi menyebabkan terjadinya persaingan yang kurang sehat karena penyedia akan berusaha memenangkan dengan harga penawaran yang serendah-rendahnya kurang dari 80% dibandingkan HPS sehingga pejabat pengadaan perlu melakukan evaluasi kewajaran harga.

Secara definisi, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah harga barang/jasa yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Nilai total HPS bersifat terbuka dan bukan rahasia kecuali rincian HPS per item kegiatan/pekerjaan. Yang dimaksud dengan nilai total HPS adalah hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan harga satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan. Oleh karenanya, dalam menyusun harga perkiraan sendiri, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyusun spesifikasi barang (spek). Setelah spesifikasi ditetapkan selanjutnya pejabat yang berwenang dalam hal ini Pejabat Pembuat Komitmen, baru menyusun harga Perkiraan Sendiri (HPS). Sedangkan fungsi penyusunan HPS adalah  sebagai alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya, dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan, dasar untuk negosiasi harga dalam Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung dan dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Penawaran (1-3% dari HPS)

Dalam penyusunan harga perkiraan sendiri harus mengikuti kaidah kaidah yang telah ditetapkan dalam Peraturan dibidang pengadaan barang / jasa pemerintah. Adapun langkah-langkah dalam penyusunan harga perkiraan sendiri dalam pengadaan barang / jasa pemerintah meliputi :

1. PPK dapat meminta masukan dari tim ahli atau tenaga ahli dalam penyusunan HPS. HPS dihitung secara keahlian dan menggunakan data/informasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Data/informasi yang dapat digunakan untuk menyusun HPS antara lain:
2. harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa di lokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pemilihan Penyedia;
3. informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
4. informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi. Yang dimaksud dengan asosiasi adalah asosiasi profesi keahlian, baik yang berada di dalam negeri maupun di luar negeri.
5. Informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan termasuk pula sumber data dari situs web komunitas internasional yang menayangkan informasi biaya/harga satuan profesi keahlian di luar negeri yang berlaku secara internasional termasuk dimana Pengadaan Barang/Jasa akan dilaksanakan;
6. daftar harga/biaya/tarif barang/jasa setelah dikurangi rabat/ potongan harga (apabila ada) yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor/agen/pelaku usaha dengan memperhatikan masa berlaku potongan harga dari pabrikan/distributor/agen/ pelaku usaha tersebut;
7. inflasi tahun sebelumnya, suku bunga pinjaman tahun berjalan dan/atau kurs tengah valuta asing terhadap rupiah di Bank Indonesia;
8. hasil perbandingan biaya/harga satuan barang/jasa sejenis dengan Kontrak yang pernah atau sedang dilaksanakan;
9. perkiraan perhitungan biaya/harga satuan yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate);
10. informasi harga yang diperoleh dari toko daring;
11. informasi biaya/harga satuan barang/jasa di luar negeri untuk tender/seleksi internasional; dan/atau
12. informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan

Kesalahan yang sering terjadi dalam penyusunan HPS khususnya dalam pekerjaan konstruksi adalah Penyusunan HPS yang dilakukan oleh penyedia dalam hal ini konsultan perencana, termasuk mengcopy sama persis Engineer Estimate (EE) yang disusun oleh penyedia sehingga tidak sejalan dengan  ketentuan yang ada didalam Perpres 16 tahun 2018 maupun Perlem LKPP no 12 Tahun 2021 yang menyatakan penyusunan HPS menjadi tugas dari PPK. Secara prinsip harga perkiraan untuk penyusunan HPS semestinya mencerminkan harga menjelang pelaksanaan  dengan ketentuan paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran untuk pemilihan dengan pascakualifikasi; atau paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran ditambah dengan waktu lamanya proses prakualifikasi. Sehingga dengan umur dari HPS tersebut yang hanya 28 hari kerja, terkadang penyusunan EE itu sendiri sudah lampau waktunya, sehingga mungkin tidak sesuai dengan kekinian harga pasar. Atau terdapat kalkulasi yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku

Untuk itu pihak yang menetapkan HPS dalam hal ini PPK hendaknya ketika menerima produk EE tersebut melakukan analisis terlebih dahulu atas segenap komponen kalkulasi. Tak menutup kemungkinan melibatkan ahli/tim teknis untuk mengevaluasinya. EE yang sudah dikaji dan dinilai handal sebagai pedoman perkiraan inilah yang kemudian ditetapkan menjadi Owner Estimate (OE) atau HPS. (Jakon_CK)